¿Cuándo conviene contratar Google Apps for Business?

Hace algunos días, alguien me preguntó si era realmente conveniente contratar Google Apps para un nuevo negocio. Y debo admitir que fue una pregunta complicada: hay muchos factores que se tienen que considerar. Si tenemos en cuenta que muchas personas están acostumbradas a usar Gmail y además tenemos toda una suite de productos que podemos usar (como Docs, Calendar, etc), es una buena idea. Pero tenemos que considerar algunas otras cosas, porque, al contrario de Gmail, la cuenta de Google Apps no es gratuita. ¿Es realmente conveniente contratar el servicio?


La respuesta a esta pregunta depende de una cantidad de factores que son completamente personales y varían de acuerdo al tipo de negocios que vamos a emprender o que ya tenemos pero que queremos cambiar. Por eso, vamos a concentrarnos en una serie de ejes. Finalmente, cuando hablamos de Google Apps estamos haciendo referencia a Google Apps for Business, un servicio de pago.
¿Qué es lo que tenemos que tener en cuenta antes de contratar el servicio?

1. La cantidad de usuarios: si tenemos un pequeño negocio dos o tres asociados, no debería ser un gasto demasiado grande. Son 5 dólares mensuales por cuenta, y 50 dólares anuales por cuenta de usuario, lo que quiere decir que cada correo nuevo que tengamos que agregar nos costará un dinero.
2. El almacenamiento: con Google Apps tenemos acceso también al almacenamiento de Google Drive. Pero solamente se trata de 5GB con esta cuenta, de la misma forma que la cuenta gratuita, así que si tenemos en mente usar más de este espacio, tenemos que ir considerando otras opciones.
3. ¿Necesitamos todos los productos?: con Google Apps tendremos acceso a Gmail, Calendar, Drive, Docs, y Sites, entre otras cosas. Ahora bien, son servicios excelentes pero tenemos que preguntarnos si realmente los vamos a usar. Si necesitamos crear documentos colaborativos entonces es perfecto para nosotros. Si vamos a seguir usando Office u otro programa para armar nuestros documentos, entonces podemos empezar a contemplar opciones más económicas.
4. Nuestro crecimiento: si estamos proyectando un crecimiento de la compañía en una determinada cantidad de tiempo, entonces tenemos que considerar además que vamos a tener que sumar más cuentas de mail, así que necesitaremos incrementar la inversión.
5. Las otras opciones: al ser Google tan conocido puede que estemos dándole la espalda a otras opciones que están disponibles y que pueden ser más económicas. Hasta pueden sincronizarse con nuestra cuenta de Gmail para tener todo sincronizado en un único lugar. Google Apps nos da muchas opciones pero no por eso deberíamos cerrarnos a las alternativas.

Con estas claves en mente, podemos determinar si necesitamos o no Google Apps en nuestro negocio. Mi recomendación es que sea implementado para negocios medianos, que tengan una proyección de ingresos a futuro que permita sostener la inversión en este servicio, y que fundamentalmente requiera del uso de todos los servicios: por ejemplo, trabajos creativos, para usar Docs, y más.